Guía maestra asamblea exitosa
Una asamblea fluida es el resultado de una preparación meticulosa. La etapa de convocatoria es donde se sientan las bases del orden.
Convocatoria en Tiempos de Ley: Envíe la citación cumpliendo estrictamente los plazos fijados en la legislación vigente o en el reglamento interno. Para una gestión proactiva, adjunte siempre un formato de radicación de proposiciones y varios, permitiendo que las inquietudes se reciban por escrito y con antelación.
Visibilidad Multicanal: No limite la comunicación al correo electrónico. Publique la convocatoria en medios relevantes (sitio web, apps) y en carteleras de zonas comunes para garantizar la notificación universal.
Gestión de Recordatorios: Implemente una campaña de recordatorios periódicos. Invite a los asambleístas a consultar la información financiera y técnica previamente, incentivando la solicitud de aclaraciones antes del evento para evitar debates circulares durante la sesión.
Prerregistro Inteligente: Utilice el sistema de Prerregistro de Asambli para solicitar confirmación de asistencia y la carga digital de poderes. Esto reduce las filas en el ingreso y permite validar la documentación con días de antelación.
Durante la asamblea, la claridad es su mejor herramienta para mantener la autoridad y el enfoque.
Unificación de Contenidos: Prepare toda la información en una única presentación gráfica y amena. Centralizar los datos en un solo recurso visual evita distracciones y proyecta profesionalismo.
Sustento Normativo Directo: En cada fase del orden del día (especialmente en procesos complejos), proyecte la norma legal o reglamentaria que fundamenta la acción. Esto elimina interpretaciones subjetivas de los asistentes.
Diseño de Escrutinio: Redacte preguntas claras y unívocas. Es una buena práctica de transparencia incluir siempre la opción de voto en blanco para garantizar la libre expresión de la voluntad del quórum.
Gestión de Proposiciones: Para el punto de "Proposiciones y Varios", organice las inquietudes recibidas por afinidad temática. Dar respuestas consolidadas en lugar de atender casos aislados optimiza el tiempo y demuestra dominio de la administración.
Aquí es donde se concentran la mayoría de las impugnaciones. Siga este protocolo para evitarlas:
Lectura de Resultados: Al cierre de cada votación, deje constancia pública e inmediata del quórum presente, los votos obtenidos por cada opción y el nivel de abstención. Esta trazabilidad es vital para el acta.
Elección de Cargos Administrativos: Antes de votar, haga una lectura formal del reglamento sobre la elegibilidad de candidatos, el proceso de verificación y los mecanismos de postulación (por ejemplo, mediante planchas). Si aplica el cociente electoral, explique brevemente su funcionamiento para dar transparencia al escrutinio.
Protocolo de Clausura: Finalice la sesión confirmando y dictando para la grabación la hora exacta y el quórum de cierre. Este dato cierra el ciclo de validez de las decisiones tomadas.
La asamblea termina oficialmente cuando la información es pública y aceptada.
Gestión de Evidencias: Comparta la grabación íntegra, los informes detallados de votación emitidos por la plataforma y el borrador del acta con la comisión verificadora con suficiente antelación.
Notificación Oficial: Publique el acta final en los canales acordados y notifique formalmente a todos los asambleístas, informando con claridad los plazos legales establecidos para presentar observaciones o impugnaciones.
