1. Introducción

SYSTEMVOTE S.A.S., en adelante SYSTEMVOTE, en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta política se encuentra alineada con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) certificado bajo la norma ISO/IEC 27001:2022, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada en el desarrollo de sus actividades.

SYSTEMVOTE reconoce la importancia de la privacidad y protección de los datos personales de los titulares y se compromete a tratarlos exclusivamente para las finalidades informadas, legítimas y autorizadas, de conformidad con la legislación colombiana aplicable.

SYSTEMVOTE no comercializa, vende, arrienda ni utiliza los datos personales de los titulares para fines comerciales, publicitarios o de mercadeo distintos de las finalidades expresamente informadas y autorizadas. Asimismo, los datos personales no serán compartidos con terceros para que estos los utilicen con fines comerciales, publicitarios o de mercadeo.

2. Responsable del Tratamiento

Razón social: SYSTEMVOTE S.A.S.
NIT: 901.410.378-6
Correo electrónico de contacto: info@systemvote.co

SYSTEMVOTE actúa como Responsable y/o Encargado del Tratamiento, según la relación contractual y la naturaleza del servicio prestado.

3. Marco Normativo

La presente política se rige principalmente por:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.

• Ley 1581 de 2012.

• Decreto 1377 de 2013.

• Decreto 1074 de 2015.

• Circulares y demás disposiciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Norma ISO/IEC 27001:2022 y los controles asociados del Anexo A.

4. Definiciones

Para efectos de esta política, se aplicarán las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, entre ellas:

• Dato personal.

• Dato sensible.

• Dato público.

• Titular.

• Responsable del Tratamiento.

• Encargado del Tratamiento.

• Tratamiento.

• Transferencia.

• Transmisión.

5. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos

SYSTEMVOTE aplicará, de manera armónica, los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento de los datos se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.

• Finalidad: Los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas y autorizadas.

• Libertad: El tratamiento se realizará con el consentimiento del titular cuando este sea requerido legalmente.

• Veracidad o calidad: La información será tratada procurando que sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.

• Transparencia: El titular podrá conocer información sobre el tratamiento de sus datos.

• Acceso y circulación restringida: Los datos estarán disponibles únicamente para quienes se encuentren autorizados y cuando resulte necesario para las finalidades autorizadas.

• Seguridad: Se implementarán medidas técnicas, administrativas y organizacionales para proteger la información.

• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a mantener la reserva de la información.

Estos principios se integran con los pilares de seguridad de la información definidos por la ISO/IEC 27001: confidencialidad, integridad y disponibilidad.

6. Tipos de Datos Tratados

En el desarrollo de sus operaciones, SYSTEMVOTE podrá tratar, entre otros:

• Datos de identificación y contacto.

• Datos laborales y corporativos.

• Datos relacionados con la participación en procesos electorales, asambleas, votaciones, encuestas, censos y demás servicios contratados.

• Datos técnicos asociados a los sistemas, tales como direcciones IP, registros de acceso, información de dispositivos y trazabilidad de operaciones.

• Datos públicos.

El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando sea estrictamente necesario para la prestación del servicio, exista autorización expresa del titular cuando sea exigible y se cumplan las condiciones establecidas por la legislación aplicable.

7. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales serán tratados exclusivamente para las finalidades informadas al titular y que resulten aplicables al servicio contratado, entre ellas:

• Prestación de servicios tecnológicos y logísticos de validación de identidad, registro, votación, escrutinio, censos, encuestas, sondeos y mediciones de audiencia.

• Gestión operativa, contractual, administrativa y contable.

• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

• Seguridad de los sistemas de información y prevención de fraudes.

• Autenticación, validación y control de acceso cuando sea necesario para la prestación del servicio.

• Atención de consultas, solicitudes, peticiones y reclamos.

• Generación de reportes y resultados relacionados con los servicios contratados.

• Gestión, mantenimiento, soporte y mejora técnica de las plataformas y servicios contratados.

• Cumplimiento de requerimientos de autoridades competentes, cuando exista obligación legal para ello.

7.1. Prohibición de uso comercial de los datos personales

SYSTEMVOTE establece expresamente que los datos personales tratados en el marco de sus servicios no serán vendidos, comercializados, arrendados, cedidos ni utilizados como activos comerciales o bases de datos para fines de mercadeo, publicidad o comercialización de productos o servicios propios o de terceros.

Los datos personales tampoco serán utilizados para elaborar perfiles comerciales, realizar campañas publicitarias o enviar comunicaciones comerciales que no estén directamente relacionadas con la prestación del servicio contratado o que no hayan sido previamente autorizadas cuando dicha autorización sea requerida.

8. Derechos de los Titulares

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea requerida.

• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que se han vulnerado sus derechos.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

• Conocer las finalidades para las cuales son tratados sus datos.

9. Atención de Consultas y Reclamos

Las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales podrán realizarse mediante comunicación escrita al correo electrónico:

info@systemvote.co

Las solicitudes serán atendidas de conformidad con los términos y procedimientos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

SYSTEMVOTE podrá solicitar al titular la información necesaria para verificar su identidad y atender adecuadamente la solicitud.

10. Medidas de Seguridad de la Información

SYSTEMVOTE implementa medidas técnicas, organizacionales y legales acordes con la naturaleza de la información y con los controles aplicables de la norma ISO/IEC 27001:2022, que incluyen, entre otras:

• Control de accesos basado en roles.

• Autenticación multifactor.

• Cifrado de información en tránsito y en reposo.

• Gestión de incidentes de seguridad y privacidad.

• Copias de seguridad y planes de continuidad del negocio.

• Gestión de riesgos de seguridad de la información.

• Auditorías internas y mejora continua del SGSI.

• Controles para prevenir accesos, usos o tratamientos no autorizados.

11. Transferencia y Transmisión de Datos

SYSTEMVOTE no comercializa, vende, arrienda ni comparte datos personales con terceros para fines comerciales, publicitarios o de mercadeo.

Cuando resulte estrictamente necesario para la prestación de los servicios contratados, la operación tecnológica, el cumplimiento de obligaciones legales o la atención de requerimientos de autoridades competentes, los datos podrán ser objeto de transmisión o transferencia en los casos permitidos por la legislación aplicable.

En estos casos:

• La transmisión o transferencia deberá responder a una finalidad legítima y relacionada con la prestación del servicio o el cumplimiento de una obligación legal.

• Se aplicarán las medidas de seguridad y confidencialidad correspondientes.

• Cuando exista un Encargado del Tratamiento, este deberá tratar la información únicamente de acuerdo con las instrucciones, finalidades y condiciones aplicables al servicio.

• Se exigirán las obligaciones contractuales y de seguridad que correspondan.

• No se autorizará al tercero receptor a utilizar los datos para fines comerciales, publicitarios o de mercadeo propios o de terceros.

• Cuando la legislación exija autorización del titular, esta será obtenida en los términos establecidos por la normativa aplicable.

La utilización de proveedores tecnológicos, operadores de infraestructura, servicios de alojamiento, seguridad, comunicaciones u otros proveedores necesarios para la operación de las plataformas no constituye una autorización para que dichos proveedores comercialicen, vendan o utilicen los datos personales para sus propios fines.

Cuando se realicen transferencias internacionales de datos personales, estas se efectuarán de conformidad con las condiciones y requisitos establecidos en la legislación colombiana aplicable.

12. Confidencialidad

SYSTEMVOTE mantendrá la confidencialidad de los datos personales tratados y adoptará las medidas necesarias para impedir su acceso, divulgación, modificación, utilización o tratamiento no autorizado.

Las personas que intervengan en cualquier etapa del tratamiento estarán obligadas a mantener la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con SYSTEMVOTE, cuando así corresponda.

13. Vigencia y Actualización

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras SYSTEMVOTE realice tratamiento de datos personales.

SYSTEMVOTE podrá modificar esta política cuando resulte necesario para actualizarla frente a cambios normativos, tecnológicos, operativos o de sus servicios. Las modificaciones serán publicadas oportunamente en el sitio web institucional.

Aprobada por la Alta Dirección
SYSTEMVOTE S.A.S.