Guía Asamblea Virtual
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Una asamblea virtual exitosa no solo requiere una plataforma de conexión; necesita un protocolo que garantice la participación, la transparencia y el cumplimiento normativo desde la planeación hasta el seguimiento post-asamblea.
A continuación, detallamos la hoja de ruta integral de Asambli para gestionar sus asambleas virtuales con los más altos estándares corporativos.
La planeación previa es el factor que más influye en la reducción de la duración y el éxito de la sesión.
Plataforma y Convocatoria: Configure el entorno digital con toda la información relevante (estados financieros, informes de gestión) y envíe la citación incluyendo el enlace único de conexión de forma clara.
Gestión Anticipada de Quórum: Habilite la confirmación de asistencia y el registro de poderes hasta 24 horas antes del inicio. Esto permite validar la legitimidad de las representaciones con antelación.
Optimización de Contenidos: Incentive la radicación escrita de proposiciones y varios antes de la sesión. Para la elección de Revisoría Fiscal, solicite a los aspirantes su presentación en formato video, lo que agiliza el proceso de evaluación.
Unidad Visual y Normativa: Prepare una única presentación maestra, gráfica y fácil de comprender. Incluya una diapositiva específica por cada votación, postulación y espacio de participación, incorporando explícitamente la base legal o normativa que rige cada proceso.
Un entorno técnico controlado evita distracciones y fallas que afectan la validez de la reunión.
Configuración de Acceso: Habilite el ingreso a la sala virtual únicamente 15 minutos antes de la hora citada para concentrar el registro inicial.
Hardware y Conectividad: Se recomienda el uso de computadores de escritorio o portátiles (evite tablets o celulares para administrar la sesión) con conexión estable por cable de red o Wi-Fi de alta velocidad.
Entorno de Producción: Realice pruebas previas de audio, video e iluminación. Utilice audífonos con micrófono para garantizar una captura de voz profesional y evite el uso simultáneo de varios equipos con micrófono abierto en el mismo espacio físico.
Gestión de Pantalla: Para quien modere, se recomienda el uso de doble monitor: uno para proyectar la presentación y otro para supervisar el quórum, el chat y la plataforma de votación.
La moderación justa y el escrutinio transparente son el corazón del blindaje jurídico.
Asambleas Híbridas: Si la Junta Directiva se encuentra en una sala física, contrate un servicio de producción audiovisual profesional y unifique la votación permitiendo que los asistentes presenciales sufraguen desde sus dispositivos móviles.
Moderación del Debate: Habilite las intervenciones al final de cada punto del orden del día, respetando el orden de solicitud y controlando los tiempos de intervención y réplica. Si un asambleísta presenta fallas técnicas, solicite que remita su intervención por escrito.
Escrutinio Transparente: Redacte preguntas de votación claras e incluya siempre la opción de voto en blanco. Al cerrar, lea los resultados dejando constancia del quórum exacto al momento del cierre, los votos obtenidos por cada opción y las abstenciones.
Protocolo de Elecciones: Antes de votar cargos administrativos, realice la lectura formal del reglamento, indicando requisitos de candidatos, proceso de verificación y el mecanismo técnico de escrutinio (ej. cociente electoral).
La asamblea termina oficialmente cuando la información es procesada y notificada correctamente.
Consolidación de Respuestas: Organice las proposiciones y varios recibidos por afinidad temática. Esto permite dar respuestas consolidadas, evitando discusiones redundantes y optimizando el tiempo final.
Clausura Formal: Declare oficialmente finalizada la sesión dejando constancia expresa en la grabación de la hora exacta y el quórum de cierre.
Gestión Documental Pos-Asamblea: Comparta la grabación, los informes detallados de votación y el borrador del acta con la comisión verificadora con suficiente antelación.
Publicidad y Notificación: Publique el acta definitiva en los canales oficiales y notifique a todos los asambleístas, informando con claridad los plazos establecidos para presentar observaciones.
